Для 39 процентов это значит «работать в более узкой, сплочённой организации», в то время как 32 процента опрошенных ответили, что «новый подход к работе» означает «работу в виртуальных командах, которые создаются и распускаются по мере необходимости».

И эти цифры будут лишь расти, как только работники, готовые работать где угодно, осознают все преимущества нового подхода к работе, который, фактически, заключается в том, чтобы использовать технологии совместной деятельности, когда все участники «подключаются» к своим командам, используя свои ноутбуки и мобильные устройства. Эта процедура станет такой же простой, как если бы все работники сидели в здании своего офиса.

Учитывая это, какие же методы работы должны использовать менеджеры, чтобы обеспечить эффективную совместную работу своих коллективов? Ниже представлены пять лучших методов, о которых необходимо помнить, чтобы успешно управлять виртуальной командой.

Используйте электронные технологии для облегчения совместной виртуальной работы

Существуют такие технологии совместной работы как обмен файлами через облако (когда все документы, над которыми работает команда, доступны всем на виртуальном жёстком диске), совместная работа в сети (например — программное обеспечение совместной работы, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач) и другие средства, облегчающие работу сотрудникам, трудящимся на расстоянии. Они предоставляют им большую подвижность для работы в  том месте, где они более продуктивны и в то время, когда они более продуктивны.

Недавно издательство «The Guardian» сообщило о том, что в Соединенном Королевстве был инициирован законопроект, дающий «право на выбор» удобных рабочих часов, и теперь работники могут официально требовать их изменения. В соответствие с этим правом, приведенные выше методы совместной работы обеспечат командам легкость в общении друг с другом.

Возможность обмениваться информацией между собой в социальных сетях или в частной внутренней сети привело нас к ситуации, когда с помощью этих платформ можно напрямую связаться с необходимыми людьми, будь то коллеги, потребители или простые граждане, чтобы доставить необходимую информацию более безопасно и эффективно. Сегодня 86 процентов компаний используют более одного облачного сервиса, в соответствии с данными компании Cloudability.

Создайте культуру открытой виртуальной совместной работы

Компанией «Unify» ранее был проведён опрос, в результате которого мы выяснили, что 80% участников успешных команд высказывают спонтанные идеи, как во время виртуальных встреч, так и во время традиционных встреч в стенах офиса.

Дэн Швабель, автор книги «Продвинь себя» себя и эксперт в области тенденций рабочих мест нового тысячелетия, говорит о том, что компании «могут использовать электронные технологии, чтобы способствовать развитию совместной работы, получать информацию из общих знаний и достичь того, чтобы посредники сближали покупателей и партнёров с работниками и продукцией».

На самом деле, такой вид совместной деятельности сужает расстояние между работниками и работодателями и ведёт к большему успеху в поиске источников новых возможностей.

Находите подходящего работника для задания, невзирая на его местонахождение

Популярность дистанционной работы растёт: компании нанимают лучшего из лучших, не обращая внимания на то, где этот работник находится. У компаний появилась такая возможность благодаря виртуальным собраниям, позволяющим им «встретиться» в режиме реального времени. Если перенести эту ситуацию на менеджмент, то не всегда лучшим решением будет доверить выполнение задания самому старшему члену коллектива. Эффективнее доверить его выполнение эксперту команды, обладающему необходимыми знаниями.

Такой сдвиг в управлении коллективом принесёт в компании больше высококвалифицированных кадров, а работники будут чувствовать себя увереннее в том, что каждый из них включён в работу, благодаря их таланту, профессиональным знаниям и навыкам. На самом деле, 30% опрошенных нашей компанией убеждены, что менее иерархичные, замкнутые компании смогут продвинуть высококвалифицированных специалистов, которые смогут легче приспосабливаться к новым условиям работы и будут чувствовать себя более прогрессивными, работая в режиме видеоконференций и собраний. Такой подход к совместной деятельности в управлении коллективом позволяет задействовать лучших из лучших, а также создает более равноправную рабочую среду.

В своем электронном письме Дэн Швабель говорит о том, что «горизонтальная иерархия, в отличие от вертикальной, позволяет работникам легче менять работу в пределах нескольких организаций. Эта иерархия создают такую деловую среду, в которой работники могут преуспеть. Они будут распределены таким образом, что компаниям придётся научиться управлять работающими на расстоянии, в то время как дистанционным работникам придётся управлять самими собой».

Переорганизуйте стиль Вашего управления, поставив доверие в центр

Менеджер, контролирующий работу разнородного коллектива, разбросанного по разным часовым поясам, должен адаптировать стиль своего руководства под свою команду. Он должен установить такой порядок, который будет лучше всего подходить для его работников, а также, поверить в то, что коллектив сам может организовать свою работу так, что управляющему не придётся присутствовать на месте лично. Новый подход предоставляет более гибкие условия работы. Однако с такой свободой приходит и большая ответственность.

Видеоконференции и виртуальные встречи – это неотъемлемая часть согласованной работы, необходимая для того, чтобы оставаться сфокусированными на задачах, поставленных перед коллективом. Менеджеры должны напоминать членам своих команд, что термин «работа» больше не должен ассоциироваться с местом. Работа — это состояние человека, в котором он более продуктивен. Доверие очень важно для того чтобы побуждать себя и работников работать на пределе своих возможностей.

Лучшая технология, которую могут использовать менеджеры – держаться того, что они «проповедуют». Вместо того, чтобы заставлять работников являться на собрание в конференц-зале ровно в 8 утра, управляющий может использовать видеоконференцию, чтобы позволить команде встретиться виртуально. Это уберет ненужные перемещения всех членов коллектива, чтобы они оставались на тех местах, где их присутствие будет для них более «продуктивным». Форма встреч «лицом-к-лицу» меняется. Используя правильные видео технологии, будет создаваться ощущение того, что все члены команды находятся прямо в комнате.

По данным исследования «Unify», 48 процентов опрашиваемых требуют изменение философии работы компании, а 46 процентов хотят этого. Но подобная технология совместной работы не только для больших компаний и компаний, принимающих в свои ряды работников нового тысячелетия (людей, чья молодость пришлась на 2000-е годы, т.е. работников нового поколения).

Новый подход к работе доступен всем

Это не просто выдуманная технология для креативных индустрий, пытающихся встать на путь Нового подхода к работе. Эти модели, методы и условия – будущее сферы финансов, медицинского обслуживания, автоиндустрии, производства и многих других отраслей. Это – революционный подход к максимизации продуктивности каждого работника при помощи правильных информационных технологий, чтобы каждый человек почувствовал себя более квалифицированным в своем виде деятельности и мог быть наиболее продуктивным для своей компании.

Малый и средний бизнес, правительственные организации тоже попадают под эти преобразования. Джейкоб Морган, автор книги «Работа будущего», утверждает, что компании малого и среднего бизнеса развиваются быстрее, более подвижны и готовы работать в отдалённых областях. «Это значит, что они могут пробовать новые технологии и изменяться в более быстром темпе» говорит Морган. «Более крупные компании движутся медленнее, чем маленькие. Однако у нас есть пример таких организаций как GE, Schneider Electric, Unisys, Unilver и многих других компаний, которые движутся к созданию более сообщенного коллектива».

«Среди самых медленных, пожалуй, — правительственные организации. Но и им придётся приспособиться» комментирует Морган. «Каждой компании, вне зависимости от её размера или отрасли, в которой она работает, придётся столкнуться с новым порядком действий: как будет работать коллектив, как будут управлять менеджеры, как будут структурированы компании». На самом деле, когда дело дойдёт до правительственных организаций, они будут более благосклонны к новым подходам, так как это сэкономит расходы на занимаемые помещения, а представителям власти будет комфортнее работать из различных мест нахождения.

Для многих организаций будет казаться, что новый подход к работе – недостижимая цель. Однако за этими технологиями – будущее. Будущее, которое быстро приближается.